Privacybeleid met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens van de klant en de gebruiker van de website

VOCABASE (hierna "wij") is zich bewust van het belang om de privacy te respecteren en de persoonlijke gegevens van klanten en bezoekers van haar website te beschermen. In dit beleid zetten wij uiteen hoe wij uw persoonsgegevens verwerken.

1. Toepassingsgebied

Deze website wordt beheerd door VOCABASE SA, waarvan de maatschappelijke zetel gevestigd is in België, Avenue Léon Champagne 2 te 1480 Saintes en waarvan het ECB-nummer 0475.517.160 is. Wij treden op als verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens van onze klanten en gebruikers van onze website.

Het is voor ons belangrijk een omgeving te creëren en te handhaven waarin onze klanten erop kunnen vertrouwen dat hun informatie niet wordt misbruikt. Wij voldoen aan de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 (GDPR), evenals de relevante nationale wetgeving. Dit reglement heeft betrekking op de bescherming van uw persoonsgegevens en u

Het doel van dit beleid is om u te vertellen welke persoonlijke gegevens wij verzamelen en hoe deze worden gebruikt nadat u onze website hebt bezocht en om ervoor te zorgen dat er correct mee wordt omgegaan.

2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Het grootste deel van onze website is toegankelijk zonder dat u persoonlijke gegevens hoeft te verstrekken.

Wij kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen en verwerken voor de hieronder beschreven doeleinden:

• Voornaam, achternaam, titel, postadres, land ;
• contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer) ;
• bedrijfsnaam ;

U kunt ook worden gevraagd aanvullende/optionele informatie te verstrekken wanneer u formulieren op onze website invult of wanneer wij contact met u opnemen (per telefoon, e-mail, op beurzen of evenementen).

Daarnaast kunnen wij ook informatie verzamelen en verwerken die is verkregen via onze website of de apparaten die u gebruikt. Dit kunnen de volgende gegevens zijn:

• inloggegevens (gebruikersnaam en wachtwoord) voor het klantengedeelte van de site;
• locatiegegevens (locatiegegevens verzameld via sociale media of IP-adressen van uw apparaat; GPS-signalen verzonden door een mobiel apparaat);
• informatie van cookies, web beacons of het internet. Deze informatie wordt automatisch verzameld en kan betrekking hebben op de website die u voor of na de onze bezocht. Wij kunnen ook informatie verzamelen over welke pagina's van onze website u bezoekt, uw IP-adressen, het type browser dat u gebruikt, de tijd die u doorbrengt met browsen en uw besturingssysteem. Meer informatie over het gebruik van cookies vindt u in ons cookiebeleid op www.vocabase.com/cookies;
• gegevens die wij van andere websites ontvangen, bijvoorbeeld wanneer u ons vraagt om in te loggen met uw Facebook-account;
• telefoongesprekken, die kunnen worden opgenomen voor kwaliteitsborging of opleidingsdoeleinden;

Daarnaast kunnen wij openbaar beschikbare informatie verzamelen om de gegevens die wij eerder hebben verzameld te verifiëren en om ons bedrijf te beheren en uit te breiden.

3. Waarom verzamelen wij deze informatie en op welke rechtsgrondslag?

Wij verzamelen de bovenstaande informatie om uw behoeften beter te begrijpen en u een betere dienstverlening te bieden, onder meer voor de volgende doeleinden

• om uw (online) vragen over onze producten of diensten te beantwoorden, om u informatie over onze producten te verstrekken en om online aanbiedingen te volgen;
• om u de door u bestelde producten en diensten te leveren;
• om u toegang te geven tot het online klantenplatform waar u :
  • plaats uw bestellingen;
  • controleer de levertijden;
  • raadpleeg uw klantenhistorie en garanties;
  • de gegevens bekijken die door onze machines zijn gegenereerd en beschikbaar zijn op het cloud-platform. U krijgt toegang tot deze gegevens - met betrekking tot [werking en prestaties van de machine // werking van de machine, prestaties en gebruik door werknemers] - via uw gepersonaliseerde account nadat u bent ingelogd op het platform.
• om uw identiteit en financiële gegevens voor de betaling van onze producten en diensten te verifiëren;
• om onze producten en diensten te verbeteren;
• om klachten over onze producten of diensten of in verband met onze website te onderzoeken;
• om te voldoen aan wettelijke en reglementaire verplichtingen en nalevingseisen;
• het gebruik van rekeningen analyseren en controleren met het oog op preventie, onderzoek en melding van fraude, terrorisme, bedrog, veiligheidsincidenten en criminaliteit aan de bevoegde autoriteiten;
• om u periodiek promotionele e-mails te sturen over onze producten en diensten, speciale aanbiedingen of andere informatie waarvan wij denken dat u die interessant vindt;
• om van tijd tot tijd contact met u op te nemen voor marktonderzoek. Wij kunnen u per e-mail of telefoon contacteren;
• om uw persoonsgegevens te verwerken voor specifieke doeleinden zoals vermeld op specifieke formulieren op onze website, in schriftelijke mededelingen of per e-mail;
• [...].

Wij verwerken de bovengenoemde persoonsgegevens op basis van verschillende gronden die zijn opgesomd in artikel 6, lid 1, onder a), b), c) en f), van de GDPR.

Dit is omdat de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van contracten op grond waarvan wij onze contractuele verplichtingen moeten nakomen om onze producten of diensten te leveren. Indien persoonsgegevens worden verwerkt in het kader van de uitvoering van het contract (bv. facturen en communicatie), worden deze maximaal [7 jaar overeenkomstig de wettelijke boekhoudkundige termijnen OF 10 jaar na het einde van de zakelijke relatie overeenkomstig de toepasselijke verjaringstermijn] bewaard.

In sommige gevallen is de verwerking van persoonsgegevens en de verstrekking ervan aan derden (bijvoorbeeld aan overheidsinstanties in het kader van overheidsopdrachten of de bestrijding van het witwassen van geld) noodzakelijk om aan een wettelijke verplichting te voldoen.

Bovendien hebben wij een legitiem belang bij de verwerking van uw persoonsgegevens, omdat wij u daardoor kunnen contacteren om onze zaken te doen en u te informeren over onze producten, diensten, promoties en evenementen. Uw persoonsgegevens worden maximaal één jaar na het einde van de zakelijke relatie bewaard.

Als u nog geen klant bent, vragen wij uw toestemming om u te informeren over onze evenementen, producten en diensten voor promotionele doeleinden. In dat geval bewaren wij uw persoonsgegevens gedurende één jaar.

4. Hoe gebruiken en delen wij uw gegevens?

Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met :

• ondernemingen die tot dezelfde groep en/of dochterondernemingen behoren; of
• een derde partij met wie u ons hebt gevraagd uw persoonsgegevens te delen, zoals Facebook of andere sociale media als u ons hebt gevraagd u met uw account te verbinden; of

Wij kunnen uw persoonsgegevens, op basis van ons gerechtvaardigd belang, ook delen met derden die ons helpen bij het leveren van onze producten en diensten. Voorbeelden van activiteiten van derden zijn webserverhosting, gegevensanalyse, marketingondersteuning en klantenservice. Deze bedrijven hebben alleen toegang tot uw persoonsgegevens wanneer dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van hun activiteiten. Zij mogen uw gegevens niet voor andere doeleinden gebruiken.

Uw persoonlijke gegevens worden niet verkocht of verhuurd aan derden.

Wij kunnen uw persoonsgegevens bekendmaken om ons beleid te handhaven, onze wettelijke verplichtingen na te komen, of in het belang van de veiligheid, het algemeen belang of de wetshandhaving in elk land waar wij entiteiten of dochterondernemingen hebben. Wij kunnen bijvoorbeeld reageren op een verzoek van een wetshandhavingsinstantie, een regelgevende instantie of een overheidsinstantie. Wij kunnen ook gegevens bekendmaken in verband met feitelijke of potentiële geschillen of om onze eigendommen, veiligheid, personeel of andere rechten of belangen te beschermen.

In geval van verkoop aan of fusie van de activiteiten van VOCABASE met een andere onderneming, worden uw gegevens meegedeeld aan de adviseur van de potentiële overnemer en overgedragen aan de nieuwe eigenaars van de onderneming. In dat geval nemen wij passende maatregelen om de integriteit en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen. Het gebruik van uw persoonsgegevens blijft echter onderworpen aan dit beleid.

5. Doorgifte van uw persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte

Wij geven uw persoonsgegevens niet door aan derde landen buiten de Europese Economische Ruimte.

6. Rechten van de betrokkene

De wetgeving inzake gegevensbescherming geeft de betrokkene verschillende rechten met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, zodat de betrokkene voldoende controle kan blijven uitoefenen over de verwerking van zijn persoonsgegevens.

U kunt de volgende rechten uitoefenen:

a) Recht op toegang/overleg

U hebt het recht van ons een bevestiging te krijgen of uw persoonsgegevens al dan niet worden verwerkt. In dat geval kunt u om toegang tot uw persoonsgegevens verzoeken.

Wij zullen u informeren over de volgende punten indien deze niet reeds in dit beleid zijn vermeld:

• de doeleinden van de verwerking ;
• de betrokken categorieën persoonsgegevens;
• de ontvangers of categorieën ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn verstrekt;
• overdracht aan ontvangers in derde landen of internationale organisaties;
• indien mogelijk, de beoogde periode van bewaring van persoonsgegevens of, indien dit niet mogelijk is, de criteria aan de hand waarvan deze periode wordt bepaald;
• het bestaan van rechten betreffende uw persoonsgegevens, zoals opgesomd in dit hoofdstuk;
• wanneer wij uw persoonsgegevens niet bij u hebben verzameld, alle beschikbare informatie over de bron ervan;
• het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming, met inbegrip van profilering, en relevante informatie over de onderliggende logica van die besluitvorming, alsmede over de betekenis en de beoogde gevolgen van die verwerking voor de betrokkene.

Wij zullen u een kopie van de persoonsgegevens in ons bezit verstrekken als u daarom vraagt. Indien u herhaaldelijk en onevenredig om extra kopieën verzoekt, kunnen wij u een redelijke vergoeding in rekening brengen.

b) Recht op correctie

Indien u vaststelt dat wij onjuiste of onvolledige persoonsgegevens over u bewaren, hebt u het recht ons daarvan te allen tijde in kennis te stellen, zodat wij stappen kunnen ondernemen om deze gegevens te corrigeren of aan te vullen.

c) Recht om vergeten te worden

U kunt ons vragen uw persoonsgegevens te wissen als de verwerking niet in overeenstemming is met de wetgeving inzake gegevensbescherming en binnen de grenzen van de wet.

d) Recht op beperking van de verwerking

U kunt om beperking van de verwerking verzoeken indien :

• u de juistheid van de persoonsgegevens betwist gedurende de periode die nodig is om de juistheid ervan te verifiëren;
• de verwerking is onwettig en u maakt bezwaar tegen het wissen van de gegevens;
• wij de gegevens niet langer nodig hebben, maar u verzoekt de gegevens niet te wissen omdat u ze nodig hebt voor de uitoefening of verdediging van uw wettelijke rechten;
• een klacht wordt ingediend tegen de verwerking in afwachting van een verklaring van de legitieme belangen die zwaarder wegen dan uw belangen.

e) Recht op overdraagbaarheid

U hebt het recht de persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat te ontvangen. U hebt het recht om deze persoonsgegevens (rechtstreeks door ons) door te geven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, mits de verwerking is gebaseerd op uw toestemming en wordt uitgevoerd via geautomatiseerde middelen.

f) Recht van bezwaar

Wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt voor direct marketing doeleinden (met inbegrip van profilering), kunt u altijd bezwaar maken tegen de verwerking.

U kunt ook bezwaar maken tegen de verwerking op gronden die verband houden met uw bijzondere situatie. De organisatie staakt dan de verwerking, tenzij zij dwingende legitieme gronden voor de verwerking kan aantonen die zwaarder wegen dan uw belangen of die verband houden met de uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen.

g) Geautomatiseerde individuele beslissing

U hebt het recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, met inbegrip van profilering, gebaseerd besluit dat voor u rechtsgevolgen heeft of dat u op soortgelijke wijze aanmerkelijk treft, bijvoorbeeld de beoordeling van persoonlijke aspecten in verband met de uitvoering van werk, betrouwbaarheid, kredietwaardigheid, enz.

Dit recht om niet te worden onderworpen aan een op een dergelijke geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit bestaat niet wanneer het besluit wordt toegestaan door een dwingende wettelijke bepaling.

De betrokkene kan zich evenmin op dit recht beroepen indien het besluit noodzakelijk is voor de sluiting of uitvoering van de overeenkomst tussen de betrokkene en de organisatie of indien het is gebaseerd op de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene. In de laatste twee gevallen heeft de betrokkene het recht op menselijke tussenkomst door een lid van de organisatie, om zijn of haar standpunt kenbaar te maken en het besluit aan te vechten.

h) Recht om toestemming in te trekken

Als u ons toestemming hebt gegeven voor een bepaald doel, kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken door een e-mail te sturen of via uw account.

Als u er bij uw registratie op de website voor kiest om [commerciële e-mails, nieuwsbrieven, enz.] van [ons] te ontvangen, kunt u zich te allen tijde uitschrijven als u van gedachten verandert.

i) Procedure voor de uitoefening van rechten en andere bepalingen

Wij kunnen u vragen uw identiteit te bewijzen om er zeker van te zijn dat uw verzoek legitiem is en dat wij antwoorden aan de persoon die gemachtigd is om ons een van de bovengenoemde verzoeken te sturen en de informatie te verkrijgen.

Wij wijzen u erop dat wij in bepaalde bij wet bepaalde omstandigheden de toegang tot uw gegevens kunnen weigeren of niet aan uw verzoek kunnen voldoen wanneer wij daartoe op grond van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming gerechtigd zijn.

Als u meer informatie wilt over de verwerking van uw persoonsgegevens of als u uw rechten wilt uitoefenen, kunt u contact met ons opnemen via info@vocabase.com.

Beveiliging

Wij stellen alles in het werk om de veiligheid van uw gegevens te waarborgen. Wij hebben redelijke technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen toevallige of onwettige vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde bekendmaking van of toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens. U dient er echter rekening mee te houden dat het internet een open systeem is en wij niet kunnen garanderen dat onbevoegde derden deze maatregelen nooit kunnen omzeilen of uw persoonsgegevens voor oneigenlijke doeleinden kunnen gebruiken.

Deze website kan links bevatten naar websites van derden. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud van deze sites of de privacynormen en -praktijken van deze derden. Zorg ervoor dat u het relevante privacybeleid van deze derden en hun websites leest en begrijpt voordat u hun cookies accepteert en op hun websites surft om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens voldoende worden beschermd.

7. Gebruiksvoorwaarden en aansprakelijkheid

a) Rechten op de website en inhoud - toegestaan gebruik

Onze website en de daarop beschikbaar gestelde inhoud (bijv. tekst, afbeeldingen, films, gegevens, software, handelsmerken en handelsnamen en andere informatie) zijn beschermd door intellectuele eigendomsrechten en andere rechten van ons of onze licentiegevers.

Aan de bezoekers van deze website en enig platform (klantenzone) wordt een gebruiksrecht verleend om de website, het platform en de inhoud voor eigen gebruik te raadplegen. Dit gebruiksrecht is persoonlijk, niet-exclusief en niet-overdraagbaar en wij behouden ons het recht voor het op elk moment en zonder rechtvaardiging in te trekken. Elk ander gebruik van de Inhoud en elk ander element van de Website en het Platform (bv. reproductie, wijziging, publicatie of enige andere verspreiding) is verboden, tenzij met de uitdrukkelijke, voorafgaande en schriftelijke toestemming van ons en/of onze licentiegevers.

b) Verboden gebruik van de website en de inhoud

U gaat ermee akkoord de website, het platform en de inhoud niet te gebruiken (1) op illegale wijze en/of voor illegale doeleinden, (2) op een wijze die deze beschadigt, wijzigt, onderbreekt, stopt of minder effectief maakt, (3) voor het verzenden of plaatsen van computervirussen of beledigende, obscene of bedreigende inhoud, of anderszins niet in overeenstemming met de bedoeling van de website en het platform, (4) op een wijze die resulteert in een schending van de rechten van een derde of onze rechten, zoals het recht op privacy, gegevensbescherming en intellectuele eigendomsrechten, (5) voor het weergeven en verzenden van promotie- of reclameboodschappen zonder onze voorafgaande toestemming en voor zover de ontvanger niet heeft ingestemd met dergelijke boodschappen.

c) Aansprakelijkheid

Wij nemen redelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat de informatie die wij zelf op onze website en ons platform publiceren zo volledig, correct en actueel mogelijk is, maar wij kunnen niet garanderen dat de verstrekte informatie volledig vrij van fouten is. De informatie is niet gericht op specifieke personen of organisaties en is daarom niet noodzakelijkerwijs volledig, relevant en nauwkeurig.

De informatie kan niet worden beschouwd als professioneel of juridisch advies (hiervoor moet altijd een deskundige worden geraadpleegd). De gebruiker is verantwoordelijk voor het gebruik van de website, het platform en de daarin opgenomen informatie. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor schade als gevolg van onjuiste informatie op onze website.

Wij stellen alles in het werk om technische storingen zoveel mogelijk te beperken. Niettemin kunnen zich bij het gebruik van de website of het platform fouten voordoen die de beschikbaarheid en de werking ervan kunnen beïnvloeden. De website, het platform en de daarop gepubliceerde inhoud worden verstrekt "zoals ze zijn ", en wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor problemen die voortvloeien uit het gebruik van onze website, het online platform of de inhoud van het platform.

De webpagina's of het platform kunnen links bevatten naar externe websites waarover wij geen controle hebben en waarvoor wij geen verantwoordelijkheid aanvaarden. Wij zijn ook niet verantwoordelijk voor de inhoud en informatie die gebruikers op de website of het platform plaatsen. De gebruiker gaat ermee akkoord ons te vrijwaren en schadeloos te stellen voor schade die voortvloeit uit dergelijke inhoud en informatie.

8. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbanken

Op onze website, dit beleid en alle daarmee verband houdende geschillen is het Belgische recht van toepassing. In geval van geschil zijn alleen de rechtbanken van Nijvel bevoegd.

9. Wijzigingen in dit beleid

VOCABASE kan dit beleid te allen tijde wijzigen en bijwerken om ervoor te zorgen dat het overeenkomt met de manier waarop wij uw persoonsgegevens op een bepaald moment verwerken. De bijgewerkte versie van dit beleid zal op dezelfde webpagina worden geplaatst en treedt in werking bij de bekendmaking ervan. Raadpleeg deze webpagina regelmatig zodat u altijd op de hoogte bent van het soort informatie dat wij verzamelen en verwerken, hoe uw gegevens worden gebruikt en in welke omstandigheden, en wanneer wij uw gegevens delen met derden.

Versie - 1/11/2022